ASSISTANT ADMINISTRATIF ET LOGISTIQUE

ASSISTANT ADMINISTRATIF ET LOGISTIQUE

Bobo-Dioulasso, Hauts-Bassins, Burkina Faso
négociable Expires in 2 semaines

JOB DETAIL

DESCRIPTION DU POSTE:

Le projet ECCD / Education de la petite enfance intervient dans la région des Hauts Bassins vient en appui à 5 Bissongos dont 4 dans la province du Houet et 1 dans la province du Tuy. Il vise à encadrer 250 enfants dans les 5 Bissongos tout en appuyant leur mère à la réalisation d’AGR qui leur permettent de poursuivre la scolarisation de leurs enfants.

Dans le cadre de la mise en œuvre de ce projet,  Save the Children International  (SCI) recherche un assistant admin et Log,  pour un contrat de travail à durée déterminée (CDD) de (09) mois, renouvelable dont 3 mois de période d’essai

 

Le titulaire de ce poste se charge d’assister l’admin officer de toutes les questions  relatives à la gestion quotidienne de l’administration du bureau, y compris les aspects liés au contrat de bail et de service, etc., en s’assurant de la mise en place et l’application de nos standards et procédures administratives internes dans le fonctionnement quotidien de nos programmes.  Il veillera au maintien d’une bonne gestion et une coordination des aspects administratifs du Programme de SCI au Burkina Faso.

Il sera également chargé d’assister le logisticien Base dans l’implémentation des approvisionnements, la gestion du parc automobile, du stock,…


PROFIL RECHERCHÉ:

Gestion administrative du bureau

  • En charge du respect et de l’application des politiques, des procédures et éthique de l’organisation dans le domaine de l’administration
  • En liaison avec l’assistant HR, s’assurer du fonctionnement du système d’assurance médicale su personnel du personnel et leurs ayants droit.
  • S’assurer de l’établissement des cartes d’assurance médicales pour tout personnel ou ayant droit éligible à l’assurance en s’assurant qu’ils sont autorisés par les personnes habilitées et sont faits dans le respect de nos politiques et procédures internes
  • Gérer et conserver l’information concernant la location des habitations / bureaux etc., et  préparer les notes de  paiement selon  les procédures usuelles, pour remise au personnel du département des finances aux fins d’exécution
  • En liaison avec le département de finances, s’assurer que les déclarations et paiement de taxes relatives à la location de maisons/bureau sont faits en conformité avec les lois du pays.
  • Mise à jour de la liste de contact (tél et email) du personnel national et international, et la disséminer hebdomadairement à tout le personnel.
  • S’assurer du maintien du système de classement en vigueur pour  le service administratif en particulier
  • Effectuez toute autre tâche liée à l’administration demandée par le superviseur hiérarchique
  • Assurer que les biens remis aux employés au début de leur contrat avec SCI sont remises à la fin de leur contrat, conformément à la procédure interne.

 

Gestion de l’environnement physique du bureau et du maintien de l’état de propreté

  • Coordonne l’allocation d’espace de travail aux nouveaux employés et les déménagements si nécessaire en collaboration avec la logistique.
  • Organise les déménagements des résidences et des expatriés en collaboration avec la logistique.
  • Gère le personnel d’entretien et de maintenance de maisons et bureau, et s’assure que tous les problèmes relatifs à la maintenance et entretien de bureaux sont signalés et suivis.
  • S’assure que les états de lieux pour les maisons/bureaux en locations sont faits mensuellement, et bien suivis  dans les formalités d’occupations de maisons et de fin contrat de bail, avant la libération de maisons/bureau.
  • S’assure de la maintenance et d’entretien de bureaux et maisons
  • Signale toute disfonctionnement des installations au bureau

 

Gestion des contrats avec les prestataires des services

Est chargé de l’établissement des:

  • Contrats de bail
  • Contrats avec les compagnies d’eau, d’électricité, de téléphonie, etc.
  • Contrats de maintenance et d’entretien des bureaux et des résidences des expatriés
  • Contrats d’assurance des bureaux, résidences des expatriés et des équipements

 

Gestion des questions liées aux visas et autres documents pour les staffs et visiteurs au Burkina Faso

  • Réception et traitement des demandes de visas pour les visiteurs et personnel de SCI;
  • Démarches pour l’obtention et la prolongation de visas;
  • Réception des frais de visas et versement de la somme nécessaire à la représentation diplomatique et au service approprié du Burkina Faso
  • Classement et archivage des documents (reçus, et autres papiers liés aux demandes de visas) de façon professionnelle ;
  • Travailler étroitement avec le service sécurité et logistique dans l’accueil et l’orientation des visiteurs et des nouveaux membres du personnel, le pickup aéroport, hébergement, etc ;
  • Distribuer aux chauffeurs désignés le ‘Welcome Pack’ qui sera remis à chaque visiteur et nouveau membre du personnel à l’aéroport;
  • Créer et Remplir le tableau d’obtention de visa d’entrée au Burkina Faso pour le personnel expatrié de SCI résidants au Burkina Faso.

 

TACHES ET RESPONSABILITES LOGISTIQUES:

En collaboration avec le logisticien de base ;

  • Gérer la chaîne d’approvisionnement
  • Gérer les stocks
  • Gérer le parc auto, le transport & la distribution
  • Gérer les équipements (Assets)
  • Contribuer à la gestion de la communication & sécurité avec le point focal
  • Gérer les ressources humaines logistiques
  • Mener les services généraux pour lesquels il sera sollicité et faire le Reporting

 

Compétences et comportements (nos valeurs et pratiques)

Redevabilité :

  • Sens de responsabilité et de gestion
  • Prends les actions nécessaires pour améliorer la performance et la mise en place d’actions appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints
  • Créer un environnement de travail correspondant aux politiques de Save the Children et de la protection de l’enfant

Ambition :

  • Avoir des objectifs ambitieux et exigeants pour soi-même et l’équipe, prend les responsabilités

Collaboration :

  • Accessible, bon écouteur, facile pour parler avec les autres, construit et maintient de façon effective les relations professionnelles avec ses collègues du travail, personnel extérieur et fournisseurs
  • Respect de diversité et des opinions différentes, capable de travailler dans un contexte multiculturel

Créativité :

  • Capable de développer etencourager solutions nouvelles et innovatrices

Intégrité :                                                              

  • Honnêteté, encourage l’ouverture, la transparence, construit confiance.

 

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES REQUISES

  • Avoir un niveau d’études universitaires ou avoir 3 ans d’expériences à un poste similaire dans une organisation humanitaire internationale.
  • Au moins 2 ans d’expériences en gestion administrative, de préférence avec une organisation humanitaire internationale.
  • Une bonne connaissance de textes légaux et du système administratif Burkinabè.
  • Bonne connaissance du contexte des ONGs.
  • Connaissance et capacité de manipuler les programmes informatique Word’, ‘Excel’ et l’Internet
  • Habileté à travailler en équipe, à communiquer clairement, à improviser, à travailler dans une équipe multiculturelle, et dans un environnement professionnel sous pression.
  • Etre proactif et avoir la capacité de travailler avec un minimum de supervision et à innover.
  • Sens de confidentialité

COMPOSITION DU DOSSIER:

https://burkinafaso.savethechildren.net/jobs/job-apply

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